Die Mitarbeiterrolle im Self-Service

Sage Entgelt & Personal wird stetig für Sie verbessert. Das aktuelle Update beinhaltet unter anderem die Mitarbeiterrolle. Mit der neuen Self-Service-Funktion können nun Unternehmen in Sage Entgelt & Personal ihre Mitarbeiter in die Personalarbeit miteinbeziehen. Sparen Sie Verwaltungszeit und entlasten Sie sich durch die Vorteile, die Ihnen eine Lösung in der Cloud bietet. Unabhängig vom Ort, der Zeit und dem Eingabegerät können Ihre Mitarbeiter von jedem Ort und zu jeder Zeit Verwaltungsaufgaben in eigener Sache übernehmen.

Erfahren Sie wie Sie es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, selbstständig auf Abrechnungsdokumente zuzugreifen und Urlaubsanträge zu stellen.

 

Laden Sie Ihren Mitarbeiter ein

1. Melden Sie sich dazu als Administrator an und öffnen Sie „Extras > Zugriffsrechte Lohn“.

2. Klicken Sie auf „Mitarbeiter-Zugang einrichten“, um einen Mitarbeiter hinzuzufügen.

Benutzerverwaltung

  1. Suchen Sie im Feld „Mitarbeiter“ den Mitarbeiter aus, der eingeladen werden soll.
  2. In das Feld „E-Mail“ wird automatisch die Adresse aus den Personalstammdaten vorbelegt.
  3. Ein Mitarbeiter kann verschiedene Aufgaben wahrnehmen. Wählen Sie im Feld „Benutzerrolle“ die Option „Mitarbeiter“ aus, wenn der Mitarbeiter ausschließlich seine Daten einsehen und Lohn- und Gehaltsabrechnungen herunterladen darf oder Urlaubsanträge stellt.

3. Mit einem Klick auf „prüfen + speichern“ schließen Sie die Einladung ab. Sage Entgelt & Personal verschickt daraufhin eine Einladung per E-Mail an die entsprechende Person.

Einladungsmail

Einladungsmail

4. Sobald Ihr Mitarbeiter den Einladungslink in der E-Mail klickt, wird er in der eingeschränkten Mitarbeiterbereich geleitet. Aus Sicherheitsgründen muss als erstes ein eigenes Kennwort festgelegt werden.

5. Anschließend kann sich Ihr Mitarbeiter jederzeit anmelden.

Tipp: In der Benutzerverwaltung für Sage Entgelt & Personal können neben den eigenen Mitarbeitern übrigens auch externe Anwender eingeladen werden. Externe Anwender können Sie wie Ihren eigenen Mitarbeitern verschiedene Benutzerrollen zuordnen. Benutzer, die als Mitarbeiter angelegt wurden, dürfen ihre eigenen Daten einsehen, aber nicht verändern.

 

Mitarbeiteransicht und Dokument herunterladen

Zusätzlich steht der Bereich „Mitarbeiterakte“ zur Verfügung. Dort befinden sich alle bisher erstellten Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und SV-Meldeprotokolle. Diese Dokumente können im PDF-Format heruntergeladen werden.

Mitarbeiteransicht

Mitarbeiteransicht

Urlaubsanträge stellen und genehmigen

Haben Sie das HR Zusatzpaket erworben, können Sie sofort auf den Urlaubsgenehmigungsprozess zugreifen.

Tipp: Dieser Prozess ist sofort aktiv und muss unter „Extras > Genehmigungen“ ausgeschaltet werden, wenn Mitarbeiter ihren Urlaub ohne vorausgehende Genehmigung direkt erfassen dürfen.

 

Der Mitarbeiter meldet sich bei Sage Entgelt & Personal an und öffnet seinen Kalender:

1. Der Mitarbeiter wählt den Zeitraum aus, indem er Urlaub nehmen möchte. Sobald die Eingabe übernommen wurde, wird eine E-Mail an den
Kontoinhaber gesendet.

Urlaubsantrag

2. Der Kontoinhaber muss sich bei Sage Entgelt & Personal anmelden, um die Anträge zu bearbeiten. Im Bereich „Aufgaben“ auf der Startseite werden alle gestellten Urlaubsanträge aufgelistet und können genehmigt oder abgelehnt werden.

Anträge genehmigen oder ablehnen

Anträge genehmigen oder ablehnen

3. Der Mitarbeiter wird nach der Bearbeitung durch den Kontoinhaber mit einer E-Mail darüber informiert, ob der Urlaub genehmigt oder abgelehnt wurde.

Tipp: Einmal genehmigte Urlaubszeiten können nur durch den Kontoinhaber geändert oder storniert werden.


Für weiterführende Fragen zur Mitarbeiterrolle im Self-Service von Sage Entgelt & Personal oder zu einer anderen Funktion ist unser Support-Team sehr gerne für Sie da.

Kontakt
Telefon: 0341 / 48 440 – 3550
E-Mail: support-sep@sage.com

 

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